Как меньше отвлекаться от задач? Самые действенные способы повысить продуктивность на рабочем месте

Как выглядело рабочее место до эксперимента

Если кратко — рабочая каша.

Телефон всегда лежит прямо под рукой экраном вверх. В браузере открыто 8−10 вкладок: половина из них нужны для дела. Остальные: новости, социальные сети, мессенджеры и случайные страницы.

На физическом столе — куча записок, старые стикеры с напоминаниями, которые уже давно потеряли смысл, несколько кружек разной степени чистоты. Пара фигурок «для настроения», яркий дофаминовый коврик для мыши.

Цифровой бардак не лучше: файлы с названиями «новый 3», «копия — копия», «всякое» разбросаны по рабочему столу, и найти нужный документ бывает сложно. В общем, типичная картина для многих, кто работает в офисе или дома.

Как решили экспериментировать

Эксперимент длился пять рабочих дней (с понедельника по пятницу). В эти дни я применяла несколько классических правил организации пространства.

Какие приемы использовали

1. Разобрать стол. Убрали все, кроме ноутбука, мыши, кружки и какой-то одной приятной мелочи. Никаких лишних бумаг, стикеров, визуального шума.
2. Спрятать телефон. Убирали смартфон в ящик стола на беззвучный режим или оставляли в сумке.
3. Поставить бутылку воды. Вода всегда под рукой, чтобы не отвлекаться на походы к кулеру.
4. Надеть наушники с белым шумом или музыкой без слов. Если вокруг шумно, это помогает не терять концентрацию.
5. Создать комфортный микроклимат. Холод мешает работать, но и жара трудиться не помогает. Проветривали помещение, следили за влажностью.
6. Убрать длинные кабели. Чтобы они не свисали со стола и не путались под ногами.
7. Настроить свет. Чем больше света, тем проще взбодриться.

Как оценивали

Каждый вечер я оценивала день по трем параметрам:

• насколько легко удавалось начать работать с утра (по шкале от 1 до 5, где 5 — отлично, 1 — плохо);
• сколько раз отвлекалась от дел (по обратной шкале, где 0 — лучший результат);
• какой была общая продуктивность за день (по шкале от 1 до 5).

Как прошел эксперимент

Расхламленный стол

Оценка: 5 (работает отлично).

Захламленное рабочее пространство конкурирует за наше внимание и превращается в постоянный источник отвлечения. Исследования подтверждают, что люди, работавшие в чистом офисе, дольше сохраняли концентрацию и были намного продуктивнее, чем те, кто работал в заваленном вещами кабинете. Беспорядок на столе реально крадет нашу энергию, даже если мы этого не замечаем.

Результат: когда со стола исчезло все лишнее, то сразу почувствовалась разница. Взгляд не цепляется за хаос, нет постоянного фонового раздражения, появляется ощущение свободы. Визуальный шум снизился, и концентрироваться действительно стало легче.

Телефон не на виду

Оценка: 5 (работает отлично).

Всего одно уведомление на телефоне может стать причиной примерно 7-секундного замедления когнитивных процессов перед тем, как вы вернетесь к исходной задаче, выяснили ученые.

Но самое интересное другое: даже если телефон просто лежит на столе экраном вверх и не издает звуков, одно его присутствие снижает способность к глубокой концентрации.

Результат: этот прием дал самый быстрый и очевидный результат. Как только телефон оказался в ящике (не просто экраном вниз на столе, а именно физически отсутствовал рядом), количество отвлечений упало в разы. Раньше к телефону автоматически тянуло каждые 10−15 минут, и приходилось терять по 5−10 минут на каждое такое «быстренько взгляну».

Наушники с белым шумом или музыкой без слов

Оценка: 5 (работает отлично).

Исследования показывают, что белый шум может улучшать когнитивные показатели у людей с синдромом дефицита внимания (СДВГ). Розовый шум тоже помогает не отвлекаться, когда вокруг шумно.

Так что метод работает, но не для всех. Надо пробовать индивидуально.

Результат: этот прием показал себя отлично — под неспешную музыку удалось «собрать» презентацию для выступления, а еще наушники помогали отгородиться от разговоров коллег и уличного шума (если было открыто окно). В целом работать было легче и спокойнее.

Но помните, что для задач, где нужно максимально сосредоточиться, этот лайфхак может не подойти. Например, если вы работаете с числами и цена ошибки очень высока.

Бутылка воды на столе

Оценка: 2 (без особой пользы).

Даже легкое обезвоживание (потеря около 2% воды от массы тела) ухудшает рабочую память, повышает утомляемость и тревожность. Так что его лучше не допускать.

Результат: бутылка воды напрямую не повлияла на прокрастинацию. Но она оказалась полезной в другом смысле: с ней действительно удается меньше ходить к кулеру (и меньше отвлекаться по пути) и пить больше воды, что хорошо для общего самочувствия.

Микроклимат в помещении

Оценка: 4 (работает хорошо).

Опросы показывают, что самый комфортный диапазон температуры для интеллектуальной работы — 21–25 °C.

Если в комнате теплее 25 °C, то концентрация внимания падает, реакции замедляются, а сложные задачи даются тяжелее.

Результат: микроклимат важен, но в офисе его контролировать бывает сложно. Летом среди коллег возникают вечные споры: кому-то жарко, кому-то дует. Кондиционер часто работает слишком сильно или, наоборот, недостаточно, температура скачет. Я старалась держать комфортные 22–23 °C, но из-за соседей не всегда получалось. Но концентрация в жару или, наоборот, в холод ощутимо падала.

Уровень освещенности

Оценка: 2 (без особой пользы).

Яркий свет подавляет выработку мелатонина — гормона сна. В результате вы меньше хотите спать и чувствуете себя бодрее и продуктивнее. В темноте, наоборот, начинает клонить в сон. Поэтому работать в полной темноте не стоит — концентрация может упасть.

Результат: хорошее освещение важно, но в нашем эксперименте оно не стало ключевым фактором и никак не повлияло на прокрастинацию и продуктивность в течение дня. Пришлось поставить на рабочий стол настольную лампу (раньше ее не было), стало меньше бликов на экране компьютера, глаза стали уставали чуть медленнее. Но большого эффекта не было.

Одна вкладка в браузере

Оценка: 4 (работает хорошо).

Среднестатистический работник держит открытыми 8,5 вкладки. Как минимум каждый четвертый (28%) управляет 10 и более вкладками одновременно. У удаленных работников их еще больше: почти 11 открытых вкладок.

В этот момент мозг «отключается», и сотрудники просто перестают воспринимать информацию и мысленно «выпадают» из работы.

Результат: одна вкладка реально дисциплинирует и не дает распыляться. Раньше могло быть так: переключаешься между страницами, взгляд цепляет какая-то новость или какая-то картинка, и 10 минут потеряны из-за чего-то абсолютно ненужного и неважного.

Сначала было сложно и некомфортно. Куда привычнее было держать десятки вкладок открытыми «на всякий случай».

Но, если заставлять себя работать только с одной, время на переключение между задачами значительно сокращается. Мозг перестает постоянно перескакивать с одного контекста на другой, и работать становится легче.

Порядок в компьютере

Оценка: 5 (работает отлично).

Сотрудники в среднем тратят из-за цифрового беспорядка четыре c половиной часа в неделю. Это время может уходить на поиск файлов, писем, документов, фотографий и ссылок, которые где-то бессистемно сохранены на рабочем компьютере.

Казалось бы, какая мелочь, но порядок в цифровом пространстве — одно из самых недооцененных действий для повышения продуктивности.

Результат: раньше приходилось тратить минуты на поиск документов, которые чаще всего сохранялись просто на рабочий стол. Названия у файлов были «запоминающиеся»: набор случайных букв, «Документ Microsoft Word» или цифра. Найти нужный — та еще задача.

Когда в папках появился порядок, а у файлов — понятные названия, поиск нужного документа стал занимать секунды.

Что в итоге

Понедельник — вторник. Первые два дня прошли на энтузиазме. Система работала, отвлекаться почти не хотелось, и продуктивность была высокой. Новизна и азарт делали свое дело.

Среда. С утра все шло хорошо, но все испортила рабочая задача — опубликовать пост в социальных сетях. Рука сама потянулась полистать ленту. Этот момент удалось отследить, и день закончился без «срывов». Еще стало значительно сложнее сохранять порядок на столе. Приходилось контролировать этот момент и сразу убирать весь визуальный шум.

Четверг. Утром входить в ритм было чуть тяжелее обычного. Возможно, это накопившаяся усталость к концу недели. Зато организм уже привык не трогать телефон и не открывать лишние вкладки. Отвлеклись всего дважды: один раз коллега подошел поболтать о новом фильме (день был спокойным, и 10 минут диалога не выбили из колеи на остаток дня), второй — перестала загружаться рабочая программа.

Пятница. К концу недели чувствовалась усталость. Утро началось не с работы, а с проверки личной почты. В обеденный перерыв скроллинг новостей затянулся чуть дольше обычного. Пару раз рука тянулась к телефону (хотя он честно лежал в ящике стола). Но несмотря на это, все основные задачи удалось выполнить. Может, не так быстро, как в понедельник, но результат есть.

Что важно учесть, если вы работаете не в одиночку

Эксперимент проходил в кабинете, в котором работали и коллеги. Быстро стало понятно: не все в этом мире зависит от нашей силы воли и аккуратно наклеенных стикеров.

Творческий беспорядок. В некоторых коллективах бардак на столе считается признаком активной работы. Мол, если у человека горы бумаг, стопка книг и забытых чай в кружке, значит, он точно занят.

Соседский бардак. Допустим, вы сами прибрались. Телефон в ящике, стол пустой, вкладка одна. Но если у соседа слева — завалы бумаг, справа — три грязные кружки, а напротив — неоновые стикеры по всему монитору, вы все равно будете отвлекаться и полностью изолироваться от этого сложно. Можно аккуратно поговорить с соседом, но это требует дипломатии. Еще вариант: поставить небольшую перегородку.

Микроклимат. Это, пожалуй, самая нервная тема в любом офисе. Одним всегда жарко, другим — холодно. Здесь все решается только договором и компромиссами среди коллег.

Но даже с этими оговорками эксперимент себя оправдал: когда твоя собственная рабочая зона в порядке, трудиться все равно становится легче.